Pierwszym krokiem, który rozpoczyna proces Kręgów Naprawczych jest zgłoszenie przez inicjatora zapotrzebowania na otwarcie procesu.

Po przyjęciu zgłoszenia facylitator zgłasza się do inicjatora  i przeprowadza z nim krąg otwarcia, którego celem jest :

• jednoznaczne ustalenie zdarzenia, które jest powodem uruchomienia procesu,
• określenie znaczenia tego zdarzenia dla inicjatora,
• ustalenie członków społeczności, którzy powinni być obecni na kręgu naprawczym, by kwestia mogła zostać rozwiązana,
• sprawdzenie zgody inicjatora na dalsze uczestnictwo w procesie.

Zdarza się, że w trakcie rozmowy inicjator uświadamia sobie, że sprawa nie wymaga przeprowadzenia Kręgów i proces zostaje zatrzymany. W przypadku potwierdzenia zgody na kontynuowanie proces wchodzi w fazę rozmów z członkami społeczności.

W drugim przypadku facylitator przeprowadza kręgi otwarcia ze wskazanymi przez inicjatora autorem czynu, odbiorcą czynu i członkami społeczności. Podczas tych rozmów:

• zostaje omówione znaczenie zdarzenia opisanego przez inicjatora,
• mogą być wskazani kolejni członkowie społeczności, którzy powinni być obecni na kręgu naprawczym,
• jest zadane pytanie o zgodę uczestników na dalsze uczestniczenie w procesie.

Po przeprowadzeniu kręgów otwarcia ze wszystkimi wskazanymi członkami społeczności (indywidualnie lub grupowo) facylitator przeprowadza krąg naprawczy. Wszystkie rozmowy i spotkania są dobrowolne, stąd krąg jest przeprowadzony z osobami, które są obecne.

W trakcie kręgu naprawczego są trzy fazy:

1. Faza wzajemnego zrozumienia której celem zobaczenie problemu z perspektywy innych uczestników procesu,
2. Faza odpowiedzialności osobistej, której celem jest określenie osobistej odpowiedzialności uczestników kręgu za zaistniałą sytuację,
3. Faza uzgodnionych działań, podczas której ustalane są konkretne działania, które uczestnicy decydują się podjąć, by rozwiązać problem.

Decyzje są opisywane i udostępniane uczestnikom spotkania i (jeśli taka jest decyzja uczestników) pozostałym członkom społeczności. Na kręgu naprawczym jest również ustalana data kręgu zamykającego.

Celem kręgu zamykającego jest sprawdzenie jak uczestnicy kręgu naprawczego mają się z realizacją uzgodnionych działań: czy są usatysfakcjonowani czy też może ustalenia wymagają doprecyzowania lub ponownego zdefiniowania. W ostatnim przypadku oznacza to powrót do kręgu naprawczego i ponowne przejście przez jego fazy oraz krąg zamknięcia. Dzięki temu uczestnicy procesu mają pewność, że ich działania odnoszą w końcu skutek satysfakcjonujący wszystkich.